افست سافت

از مهمترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری، قابل اطمینان بودن، کاربرپسند بودن و انعطاف پذیری آن در برابر نیازهای کاربران می باشد. همچنین امکان یکپارچه شدن سیستم حسابداری با سایر نرم افزارهای مورد نیاز از جمله اتوماسیون، مدیریت ارتباط با مشتری و حقوق و دستمزد از دیگر قابلیت های مهم یک نرم افزار حسابداری می باشد.

از جمله امکانات سیستم حسابداری:

• دفاتر حسابداری (دفتر کل، دفتر معین، دفتر تفضیلی، دفتر روزنامه)
• امکان ثبت اسناد حسابداری
• امکان انجام امور مالی اتوماتیک (بانک، صندوق، دریافت، پرداخت)
• گزارشات مالی (لیست بدهکاران/بستانکاران، معین بانک، معین صندوق و …)
• ادغام فاکتورها (جهت ارائه چند فاکتور در غالب یک فاکتور که معمولاً برای ارگان ها استفاده می شود.)
• حواله و تسویه (فاکتورهای فروش، فاکتورهای دست همکار، فاکتور های بازاریان)

با محاسبه اتوماتیک هزینه، زمان را از دست نمی دهید.

از جمله امکانات سیستم محاسبه اتوماتیک هزینه چاپ:

•  محاسبه تعداد زینک و هزینه لیتوگرافی (خدمات زینک نظیر سوزاندنی و …)
• محاسبه هزینه چاپ بر اساس فرمول های متفاوت
• محاسبه هزینه کاغذ بر اساس فرمول کیلوگرم و بندی
• محاسبه هزینه خدمات تکمیلی بر اساس فرمول های متفاوت (تعدادی، تعداد فرم، سایز تیراژ، سانتی متری، دور ماشینی و .. در این صورت محاسبه کلیه خدمات تکمیلی نظیر یووی، سلفون، برش، صحافی، جعبه سازی، پرفراژ، خط تا، چسب گرم و …) قابل محاسبه خواهد بود.

مدیریت فرآیندهای انبارداری و کسب اطلاعات دقیق و به هنگام از میزان موجودی انبار، از جمله نیازهای مهم مدیران جهت اخذ تصمیمات در زمینه تامین به موقع کاغذ و اجناس مصرفی و پیشگیری از کمبود موجودی می باشد. همین امر تاخیر در تحویل کالا را که موجب ریزش مشتری است کاهش میدهد و باعث رضایت بیشتر مشتریان می گردد. در سیستم انبارداری افست سافت، امکان ثبت ورود و خروج کالا به دو صورت دستی و اتوماتیک امکان پذیر است. در واقع با توجه به میزان کاغذ و موارد مصرفی مورد نیاز هر سفارش به صورت اتوماتیک از انبار مربوطه کاسته خواهد شد.

از جمله امکانات انبارداری:

• ورود و خروج کاغذ به انبار (به صورت دستی و اتوماتیک)
• امکان تعریف چند انبار مختلف (انبار موسسه یا مشتری)
• امکان انتقال موجودی بین انبارها
• گزارش کاردکس (کلیه ورود و خروج ها با توضیحات)
• گزارش موجودی

با توجه به اینکه در زمینه چاپ و تبلیغات هر سفارش خدمات مختلفی را شامل می شود، انجام هر بخش از سفارش مستلزم تایید مرحله قبل می باشد تا با کمترین خطا، سفارش تکمیل گردد. بدین منظور نیاز است تا با ثبت وظایف و روند انجام کار اطلاعات دقیقی از نحوه عملکرد پرسنل و وضعیت سفارشات در اختیار داشت. با استفاده از سیستم اتوماسیون چاپ، هر یک از پرسنل کارتابلی با سطح دسترسی مشخص خواهند داشت و تمامی فعالیت های آن ها در سیستم ثبت شده و راندمان کاریشان قابل مشاهده می باشد. همچنین با استفاده از بخش مدیریت سفارشات، مدیران امکان مشاهده وضعیت هر سفارش در لحظه گزارش گیری را بدست می آورند تا با دیدی کلی به مدیریت سفارشات بپردازند.

از جمله امکانات این سیستم عبارت اند از:

• امکان تعریف سطح دسترسی و محدود کردن کارمندان در دسترسی به صفحات
• ارجاع وظایف کاری با توجه به اولویت انجام خدمات به کارتابل هر یک از پرسنل
• امکان صدور نسخه های چاپی فرم گردش کار
• امکان ثبت مراودات همکاری و واسطه گری برای هر بخش از سفارش و یا کل سفارش
• اطلاع رسانی پیامکی به مشتریان به صورت اتوماتیک در مراحل مختلف سفارش
• امکان مدیریت از راه دور

ارسال پیامک از طریق سه حالت ارسال با خط عمومی، خط اختصاصی و سخت افزار امکان پذیر است. پیامک ها قابل ارسال به صورت دستی یا ارسال اتوماتیک هستند.

امکان ارسال پیامک به صورت اتوماتیک(با متن سفارشی شده توسط شما) در وضعیت های زیر وجود دارد:

• ثبت مشتری جدید مشتری در سیستم به عنوان پیغام خوش آمدگویی
• پیامک پس از ثبت سفارش جدید
• پیامک در روز تولد مشتری
• پیامک پس از تکمیل طراحی
• پیامک پس از تکمیل کلیه مراحل
• پیامک پس از ورود کالا به انبار مشتری
• پیامک پس از خروج کالا از انبار مشتری
• پیامک به مدیر پس از خروج کالا
• پیامک به همکار پس از ارسال کار به همکار

• از راه دور چاپخانه خود را مدیریت کنید

با استفاده از این امکان، اطلاعات چند محل کار که پراکندگی جغرافیایی دارند، به صورت یکپارچه مورد استفاده قرار می گیرند. هم چنین در صورتیکه محل ثبت سفارش و چاپخانه مجزا باشند، امور به صورت هماهنگ انجام می گیرند.

• گزارشات گرافیکی ویژه مدیریت

با استفاده از این امکان می توان از بین اطلاعات عظیم مشتریان نتایج مهم را استخراج نمود و تصمیمات مهم مربوط به چاپخانه را با استفاده از اطلاعاتی کاربردی اتخاذ نمود. هم چنین با استفاده از این گزارشات تصویر روشنی از فرآیندهای چاپخانه به دست خواهد آمد. برای مثال گزارشات فرآیندهای داخلی، گزارشات کالا یا الگو، گزارشات مشتریان، گزارشات فروش، گزارشات سودآوری و …

• سیستم پشتیبان گیری فضای ابری

با استفاده از پشتیبان گیری فضای ابری علاوه بر امکان پشتیبان گیری بر روی سیستم کامپیوتری، اطلاعات روی فضای ابری در اینترنت نیز ذخیره می شوند که امنیت اطلاعات که مهمترین مسئله برای نگهداری فایل پشتیبان نرم افزار حسابداری است نیز در نظر گرفته می شود. هم چنین با بروز حوادث و موقعیت های غیر منتظره، اطلاعات از بین نخواهد رفت.

• کالر آیدی

با استفاده از افزونه کالر آیدی، امکان پی بردن به هویت تماس گیرنده در هنگام تماس و ثبت تماس ها و پیگیری آسان آن ها وجود دارد. هم چنین امکان مشاهده آخرین وضعیت سفارش شخص تماس گیرنده با سرعت بیشتر و مشاهده و بررسی میزان بدهکاری و بستانکاری مشتری و یا بررسی آخرین قیمت توافق شده با مشتری در هنگام تماس وجود دارد.

• مدیریت ارتباط با مشتری CRM

رقابت تنگاتنگی که در بیشتر بازارها وجود دارد، باعث شده که مشریان نسبت به گذشته، آگاه‌ تر و سخت ‌گیرتر شوند. وجود گزینه‌های متعدد به آن‌ها اجازه می‌دهد که انتظارات خود را بالا ببرند و به حداقل‌ها بسنده نکنند. به همین دلیل رفتارهای وفادارانه کمتری از آنان به چشم می‌خورد. بدین ترتیب لازم است در سازمان، سیستمی برای جذب ، حفظ و برقراری ارتباطات بلند مدت با مشتریان طراحی و پیاده ‌سازی شود. سیستمی که بتواند روابط سازمان و مشتریان را به خوبی مدیریت کند و سازمان را در راه جلب رضایت مشتریان تواناتر سازند.

• حقوق و دستمزد

محاسبه و پرداخت حقوق و مزایای کارکنان یکی از مهم‌ترین و در عین حال زمانبرترین محاسبات در هر مجموعه ای است. با استفاده از سیستم های حقوق و دستمزد مدیران قادر به محاسبه اتوماتیک حقوق و دستمزد به صورت دقیق و در کمترین زمان می باشند. اما استفاده از نرم افزارهای متعدد برای انجام امور مختلف به صورت جداگانه، یکپارچگی اطلاعات را از بین برده و دوباره کاری در ورود اطلاعات را افزایش می دهد. به همین جهت توصیه می شود در راستای سیستماتیک کردن چاپخانه ها و یا کانون های آگهی و تبلیغات از یک نرم افزار واحد با قابلیت های مختلف (نظیر حسابداری، سیستم حقوق و دستمزد، اتوماسیون، مدیریت ارتباط با مشتری و …) استفاده شود. در واقع پیشنهاد می گردد از سیستمی استفاده شود که امکانات کافی جهت ارتقاء آن در آینده وجود داشته باشد و در صورت بروز نیاز جدید، شما را وادار به تعویض سیستم ننماید و امکان ارتقاء همان سیستم برای شما وجود داشته باشد.